FAQ

Mein Angebot richtet sich an mittelständische Unternehmen im deutschsprachigem Raum mit Auslandsgeschäft.

Mein Beratungs- und Schulungsangebot richtet sich an dem Grundsatz „Aus der Praxis für die Praxis“ aus und gibt praxisorientierte Anleitung für das „WIE“ in der Umsetzung, z.B.

• Analyse lfd. Angebote auf potentielle Risiken und Erarbeitung von Empfehlungen zur Risikominimierung
• Moderation von Workshops zur Identifizierung, Gewichtung und Priorisierung von Risiken
• Moderation von Workshops zur Entwicklung geeigneter Risikostrategien

Vertragsmanagement bezieht sich in erster Linie auf Liefer- und Serviceverträge.

Im Wesentlichen sind das drei Kriterien:

1. Strukturiertes Vorgehen
So, wie jedes Projekt sorgfältig analysiert und bearbeitet wird, werden auch die dazugehörigen Verträge systematisch anaylsiert und auf mögliche Risiken überprüft.

2. Prozessorientiert
Die Entwicklung von Vertragsmanagementprozessen lehnt sich eng an die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Hauptprozesse an, z.B. von Vertrieb und Vermarktung. Die regelmäßige Überprüfung Ihrer Verträge bietet Ihnen ein engmaschiges Netz an Kontrollmaßnahmen, um bei Abweichungen schnell reagieren zu können

3. Praxisorientiert
Die einzelnen Schritte in der Entwicklung von Vertragsmanagementprozessen sind so aufgebaut, daß sie eine Anleitung für das "WIE" der Umsetzung bilden, d.h. Sie können die einzelnen Prozessschritte unmittelbar nach Abschluß der Entwicklungsphase in Ihrem Unternehmen anwenden.

Vertragsmanagement eignet sich für alle mittelständischen Unternehmen, wenn sie

• ein ausgeprägtes Auslandsgeschäft haben
• Projektgeschäft haben

Nein, keineswegs. Vertragsmanagment ist ein übergreifender Klammerprozess, der alle an einem Auftrag beteiligten Teams mit einbindet, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Die Entwicklung und Dokumentation dieses Prozesses biete ich sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache an.

Das ist schwierig, denn hier gilt die Maxime: „So verschieden die Kunden, so verschieden die Verträge!“ Aber es gibt eine Richtschnur, die die „International Association of Commercial and Contract Managers“ (IACCM), eine internationale Vertragsmanagement- Organisation mit Sitz in den USA, definiert hat: Bei konsequenter Anwendung von Prozessen im Vertragsmanagement ergibt sich ein geschätzter Mehrwert für eine Organisation von ca. 5% –10% pro Jahr.

Gegenfrage: Kennen Sie Ihre Umsetzungsrisiken?

Vertragsmanagement bedeutet, Verträge in der Umsetzung regelmäßig, d.h. während der gesamten vertraglichen Laufzeit, auf Risiken zu überprüfen.

Es handelt sich dabei nicht nur um eine Termin- und Fristenkontrolle, sondern um einen systematischen Ansatz, um Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln und umzusetzen.

Nicht im eigentlichen Sinne, nein. Vertragsmanagement war ursprünglich Bestandteil des Projektmanagements, aber aufgrund von Globalisierung, wachsendem Wettbewerbsdruck und komplexer werdenden Projekten wird es zunehmend wichtiger, dass auch Vertragsinhalte in der Umsetzungsphase systematisch gesteuert und überwacht werden. Dieses strukturierte Vorgehen trägt indirekt zu den Vorgaben aus dem Qualitiätsmanagement bei, weil z.B. Risiken schon vor Vertragsunterschrift erkannt und frühzeitig minimiert werden können. Klassische Themen des Qualitätsmanagement wie Arbeitssicherheit oder Haftungsrisiken eines GmbH-Geschäftsführers sind jedoch nicht Inhalt von Vertragsmanagementprozessen.

Der Nutzen eines strukturierten Vorgehens im Vertragsmanagement lässt sich in vier Aspekten darstellen:

1. Transparenz
Die strukturierte, zyklische Vorgehensweise in der Analyse von Verträgen während der Umsetzung zeigt Ihnen auf, wo Sie Geld verlieren, wo Sie durch frühzeitiges Agieren Verluste verringern oder ganz vermeiden können.

2. Liquidität
Die Kenntnis darüber, wo im Projektverlauf Verluste entstehen können, etwa bei Risiken oder bei Tätigkeiten außerhalb des vereinbarten Vertragsumfangs, hilft Ihnen, die vorhandenen Ressourcen wirtschaftlich einzusetzen und unerwartete Mehrausgaben bzw. Verluste einzudämmen.

3. Profitabilität
Strukturiert und systematisch einen Vertrag mit dem jeweiligen Projektverlauf abzugleichen und regelmäßig auf seine Wirtschaftlichkeit zu überprüfen, bedeutet auch, daß sich Aufwand und Ergebnis (= Input/Output) besser ins Gleichgewicht bringen lassen.

4. EBIT Verbesserung
Bei konsequenter Anwendung von Vertragsmanagement-Prozessen sollte sich somit eine Stabilisierung oder auch eine Verbesserung des EBITs einstellen.

Nein, das müssen Sie nicht. In erster Linie hängt das von Ihrem Bedarf ab. Es können auch nur Teilprozesse entwickelt und eingeführt werden, wenn Sie z.B. Ihre Risiken besser im Griff haben möchten. Und diese Teilprozesse können zunächst auch nur für ein besonders wichtiges Projekt entwickelt werden, um dann später mit entsprechender Anpassung im gesamten Unternehmen Anwendung zu finden. Art und Umfang einer solchen teilweisen Einführung sollten wir daher vorab in einem persönlichen Gespräch abklären – sprechen Sie mich hierzu gerne an!

Ja und Nein.

Ja, denn Sie müssen zu Beginn eine ganze Reihe von Festlegungen und Definitionen treffen und sich intensiv mit Ihrem Geschäftsablauf, Ihrer Geschäftsstrategie und Geschäftszielen auseinander setzen. Und es wird das eine oder andere Formular in den Reporting-Prozess zu integrieren sein.

Nein, denn einen Teil der vorbereitenden Arbeiten machen Sie nur einmal, nämlich während der Entwicklung des Kernprozesses. Danach bleibt ein kleinerer Teil an Aufgaben (und Formularen!), die regelmäßig durchgeführt werden müssen und deshalb in Ihren Hauptprozess integriert werden müssen – so dass es Ihnen dann eigentlich in Fleisch und Blut übergehen sollte. Dies gilt übrigens sowohl für den manuell umgesetzten Prozess wie auch für den SW-unterstützten!

Das ist durchaus verständlich. Aber das müssen Sie auch nicht. Vertragsmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die wirtschaftliche Betrachtung von Vertragsklauseln und nicht auf ihre rechtliche Bedeutung. Diese Unterscheidung ist wichtig, denn es sind Entscheidungen zu betriebswirtschaftlichen Kenngrößen, Definitionen und Festlegungen der Verantwortlichkeiten zu treffen. Der Ansatz im Vertragsmanagement sieht vor, Ihnen eine Anleitung zu geben, wie Sie Ihre Verträge unter (betriebs-)wirtschaftlichen Gesichtspunkten lesen und interpretieren können – die eigentliche Umsetzung geschieht dann in Ihrem Unternehmen.

Allerdings: ein bisschen Kennenlernen muss ich Ihr Unternehmen schon, wofür ich entsprechende Daten und Informationen benötige.

„Aus der Praxis für die Praxis“ bedeutet, dass es sich hier um in der Praxis bereits erfolgreich eingesetzten Ansatz handelt. Das ist insbesondere für einige der verwendeten Methoden von Bedeutung, die allesamt einfach anzuwenden und praxistauglich sind. Es bedeutet auch, dass ich über die entsprechenden Erfahrungen in der erfolgreichen Entwicklung von Prozessen im Vertragsmanagement verfüge und Sie wirkungsvoll in der Definition eines eigenen Vertragsmanagements unterstützen kann.

Nein, ganz und gar nicht! Die verwendeten Methoden zur Ermittlung der Eintrittswahrscheinlichkeit und zur Quantifizierung der identifizierten Risiken sind praxiserprobt und einfach anzuwenden. Eine extra Einarbeitungszeit müssen Sie nicht einplanen.

Der weltweit gültige ISO-31 000 Standard definiert die einzelnen Phasen, die bei der wirtschaftlichen Behandlung von Risiken zu durchlaufen sind. Im Wesentlichen sind das Identifikation & Analyse, Bewertung & Bewältigung sowie Berichterstattung/ Reporting & Dokumentation. Der Standard dient als Richtschnur für Unternehmen, die sich ein eigenes Risikomanagement aufbauen wollen.

Es heißt zwar immer „Vergleichen Sie nicht Äpfel mit Birnen!“, aber manchmal lassen sich zwei sehr unterschiedliche Dinge doch miteinander vergleichen, wenn man nur das gleiche Maß für beide wählt. Im Falle von Vertragsmanagement ist es die Einordnung von vertraglichen Bestimmungen in wirtschaftliche Zusammenhänge. Es geht darum zu verstehen, wie sich einzelne vertragliche Klauseln auf die finanzielle Situation eines Unternehmens bzw. auf die Kosten- und Budgetsituation in einem Projekt auswirken können. Und es geht darum, durch frühzeitiges Agieren finanzielle Verluste zu verringern oder sogar ganz einzudämmen. Und so lassen sich dann Äpfel und Birnen sehr wohl miteinander vergleichen – auf Englisch „to compare apples with oranges“.

Die Umsetzung gliedert sich in drei Abschnitte:

1. Entwicklung des Kernprozesses,
2. Definition des Aufgaben- und Rollenmodells und
3. unternehmensweite Einführung.

Beschreibung und Definition finden in Workshops statt, deren Dauer, Termine und Teilnehmerkreis in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen vorab festgelegt werden ebenso wie die vorbereitenden Informationen, die für die Durchführung der Workshops benötigt werden.

Der ISO-Standard 9001 beinhaltet u.a. Ansätze zur Prozessorientierung, Qualitätsverbesserung und Kundenfokussierung. Durch die enge Verflechtung mit den jeweiligen Hauptprozessen unterstützt Vertragsmanagement diesen Ansatz. Beispielhaft sei hier Risikomanagement angeführt, in dem kontinuierlich Risiken überprüft und kontrolliert werden.

Inhaltlich wird der Begriff „Risikomanagement“ durch den weltweit einheitlichen ISO - Standard 31 000 definiert, der die Behandlung von Risiken in vier Stufen beschreibt und Festlegungen hinsichtlich Dokumentation und Reporting trifft. Und das ist vermutlich auch der Grund, warum Sie sich zunächst mit dem Thema schwer getan haben, denn ISO 31 000 ist bewusst so weit gefaßt, dass sich alle – Branchen wie auch Unternehmen – darin wiederfinden können. Für Verträge bzw. Vertragsklauseln bedeutet ISO 31 000, dass Risiken in Verträgen analysiert, bewertet und regelmäßig überprüft werden. Dadurch werden Risiken begreifbarer und leichter zu handhaben.

Das hängt davon ab, wie konsequent Sie den Prozess umsetzen und anwenden werden. Dabei ist jedoch auch zu bedenken, daß es keine 100%ige Sicherheit bzw. Schutz vor Risiken gibt. Allerdings wird eine konsequente Umsetzung Sie sicherlich früher auf potentielle Risiken aufmerksam machen.

Das Aufgaben- und Rollenmodell legt die Verantwortlichkeiten in jeder Phase des Risikomanagementprozesses eindeutig fest. Insbesondere für die Kommunikation mit dem Kunden ist es von Bedeutung, festzulegen, wer wann in welcher Höhe welche Zusage geben darf.

Im Prinzip nichts anderes als „Nachvermarktung“. Bei konsequenter Anwendung des Prozesses werden Sie frühzeitig auf potentielle Risiken aufmerksam gemacht, deren Auswirkungen Sie abmildern oder minimieren müssen. D.h. Sie werden sich im Vorfeld Gedanken machen, die Auswirkungen eines eingetretenen Risikos entweder ganz vermeiden oder aber abschwächen können. Hierfür gibt es verschiedene Strategieansätze, die Sie bei der Lösung des Problems untersützen können. Je nach Ansatz kann sich dann aus dem Risiko eine Chance zur Generierung neuer Lösungen und damit mehr Umsatz entwickeln.

Diese beiden Begriffe beziehen sich auf die Art der Aufgabenstellungen im Risikomanagementprozess.

Mit „Strategisch“ werden diejenigen Tätigkeiten bezeichnet, die einmalig durchgeführt werden, um die Rahmenbedingungen für den Prozess festzulegen. Diese Rahmenbedingungen sind eng mit der Geschäftsstrategie und den Geschäftszielen verknüpft.

Mit „Operativ“ werden die Tätigkeiten bezeichnet, die regelmäßig im Projektverlauf durchgeführt und umgesetzt werden müssen. Dazu gehören die Identifikation und Analyse von Risiken, ihre Bewertung und Bewältigung sowie regelmäßige Dokumentation und Berichterstattung.

Anders als im Risikomanagement, wo Risiken in Chancen umgewandelt werden können, handelt es sich bei Vertragsänderungen um u.a. zusätzlich erbrachte Leistungen, die nicht im Vertragsumfang abgedeckt waren. Hierfür muss dem Kunden ein zusätzliches Angebot vorgelegt werden einschließlich einer Kalkulation. Es wird also eine bereits erbrachte Leistung nachträglich vermarktet.

Idealerweise ergänzt die Tätigkeit des Vertragsmanagers die Arbeit des Anwalts, da sich der Vertragsmanager um den Vertrag nach der Unterschrift kümmert und darauf achtet, dass die vertraglichen Vereinbarungen wirtschaftlich umgesetzt werden. Das beinhaltet, dass er zusätzliche Arbeiten, die nicht im Vertragsumfang festgelegt sind, dokumentiert und den Angebotsprozess für diese zusätzlichen Aufgaben anstößt. Es bedeutet auch, dass er – im Falles eines Falles – die vollständige vertragliche Dokumentation für einen Gang vors Gericht dem Anwalt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stellen kann. Und es bedeutet, dass der Vertragsmanager im Vorfeld eines Angebots sich den Vertrag auf mögliche Risiken ansieht und den Anwalt ggfs. auf weitere Risiken hinweist, so dass dieser mit entsprechenden Klauseln vorsorgen kann. Dabei ist jedoch zu beachten, dass ein Vertragsmanager nicht die Arbeit Ihres Anwalts übernehmen oder ersetzen kann!

Die „International Association of Commercial and Contract Managers“ (IACCM) ist eine weltweite Vereinigung von Vertragsmanagern, die sich mit den verschiedenen Aspekten des Vertragsmanagements beschäftigt. Dazu gehören u. a. Weiterbildungen für Vertragsmanager, Tagungen und Konferenzen zu aktuellen (Vertrags-)Themen und ihre Auswirkungen auf die Arbeit eines Vertragsmanagers. Ferner werden Studien, u.a. zu Akzeptanz und Nutzen von Vertragsmanagementprozessen für Unternehmen durchgeführt. IACCM hat seinen Sitz in den USA, daher ist die Webseite in englischer Sprache (www.iaccm.com).

Kennzeichen guter Unternehmensführung sind u.a. der angemessene Umgang mit Risiken, die Ausrichtung auf langfristige Wertschöpfung oder auch Transparenz in der Unternehmenskommunikation. Hier leistet Vertragsmanagement einen Beitrag durch die Einführung eines strukturierten Vorgehens, in dem sich die gleichen Tätigkeiten in regelmäßigen Abständen wiederholen und zur Überprüfung des Status Quo und Anpassung an tatsächliche Gegebenheiten zwingen. Die regelmäßige Berichterstattung führt zu mehr Transparenz in der vertraglichen Situation und letztendlich führen die Maßnahmen zur Nachvermarktung oder der Risikominimierung zu einer nachhaltigeren Wertschöpfung. Struktur und Systematik des Prozesses tragen ebenfalls zu Tansparenz und Wertschöpfung bei.

Grundsätzlich ja, denn: Risikomanagment ist kein Hexenwerk! In meinen Seminaren skizziere ich den Aufbau der im Vertragsmanagement relevanten Prozesse, allerdings ohne auf die individuelle Situation eines Unternehmens einzugehen. Das wiederum bedeutet für Sie, dass Sie die entsprechenden Parameter und Definitonen erst zusammentragen müssen, bevor Sie loslegen können. Hier stehe ich Ihnen mit meiner Erfahrung gerne zur Verfügung, um Sie bei diesem Vorhaben zu unterstützen. Sprechen Sie mich gerne an!

Ja, sehr gerne. Es bieten sich hier zwei Möglichkeiten an:
1. eine grundsätzliche Einführung in das Thema, z.B. Risikomanagement oder
2. eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Einführung, d.h. mit relevanten Daten aus Ihrem Unternehmen.

Welche Möglichkeit die für Sie Passende ist, sollten wir vorab in einem persönlichen Gespräch abklären. Schicken Sie mir gerne eine E-Mail.